Was ist eine beglaubigte Kopie?
Eine beglaubigte Kopie ist eine amtlich bestätigte Abschrift oder Kopie eines Originaldokuments. Mit einer Beglaubigung wird bestätigt, dass der Inhalt der Kopie vollständig und unverändert mit dem Original übereinstimmt. Sie dient dazu, wichtige Unterlagen – etwa Urkunden, Zeugnisse oder Bescheinigungen – bei Behörden oder Institutionen einzureichen, ohne das Original aus der Hand geben zu müssen.
Wann wird eine beglaubigte Kopie benötigt?
Beglaubigte Kopien werden häufig in folgenden Fällen verlangt:
- Einreichung von Zeugnissen oder Urkunden bei Bewerbungen oder Universitäten
- Nachweis von Dokumenten in amtlichen Verfahren (z. B. Einbürgerung, Aufenthaltstitel)
- Erstellung von Unterlagen für das Ausland (z. B. zur Apostille oder Legalisation)
- Nachweis von Verträgen oder Beurkundungen im Rechtsverkehr
Rechtliche Grundlage
Die amtliche Beglaubigung richtet sich nach § 33 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG). Darin ist festgelegt, dass Behörden Kopien amtlich beglaubigen dürfen, wenn das Original von einer deutschen Behörde ausgestellt wurde oder zur Vorlage bei einer Behörde bestimmt ist.
Wer darf beglaubigte Kopien ausstellen?
In Deutschland dürfen folgende Stellen beglaubigte Kopien ausstellen:
- Bürgerämter und Gemeindeverwaltungen
- Notare (insbesondere für private oder ausländische Dokumente)
- Universitäten, Schulen oder Kammern – bei eigenen Zeugnissen
- Kirchen und kirchliche Behörden – für kirchliche Dokumente (z. B. Taufbescheinigung)
Wichtig: Kopien von Personalausweisen, Reisepässen oder Führerscheinen dürfen nur von der ausstellenden Behörde selbst beglaubigt werden.
Schritt-für-Schritt: So erhalten Sie eine beglaubigte Kopie
1. Original vorbereiten
Bringen Sie das Originaldokument zur beglaubigenden Stelle mit. Die Kopie wird dort meist direkt vor Ort angefertigt, damit die Echtheit überprüft werden kann.
2. Zuständige Stelle auswählen
Je nach Dokumenttyp können Sie sich an unterschiedliche Stellen wenden: Für Zeugnisse z. B. an das Bürgerbüro oder die Schule, für notarielle Beglaubigungen an einen Notar. Eine bundesweite Übersicht bietet service.bund.de.
3. Beglaubigung und Gebühren
Die Gebühr für eine amtliche Beglaubigung liegt in der Regel zwischen 5 € und 10 € pro Dokument. Der Beglaubigungsvermerk wird auf der Kopie angebracht oder angeheftet und enthält:
- Bestätigung der Übereinstimmung mit dem Original
- Ort, Datum, Stempel und Unterschrift der Behörde
- ggf. Aktenzeichen oder Siegelnummer
4. Verwendung der beglaubigten Kopie
Beglaubigte Kopien sind in der Regel zeitlich unbegrenzt gültig, solange das Original selbst gültig bleibt. Für die Verwendung im Ausland ist häufig eine Apostille oder Legalisation erforderlich.
Beglaubigte Übersetzung einer beglaubigten Kopie
Wenn eine beglaubigte Kopie eines deutschen Dokuments im Ausland eingereicht werden soll, verlangen viele Behörden zusätzlich eine beglaubigte Übersetzung. Diese bestätigt, dass auch die übersetzte Version der Kopie vollständig mit dem Original übereinstimmt. Die Übersetzung wird von einem beeidigten Übersetzer angefertigt, der seinen Stempel und eine Bestätigung beifügt.
Eine Übersetzung der Kopie kann erst erfolgen, nachdem die Beglaubigung durch die Behörde oder den Notar abgeschlossen wurde – da der Beglaubigungsvermerk ebenfalls Teil der Übersetzung ist.
Verwandte Themen
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- Legalisation – Verfahren für Länder außerhalb des Haager Übereinkommens
- Beglaubigte Übersetzung – Übersetzung mit amtlicher Bestätigung
- Verlust & Neuausstellung – Vorgehen bei verlorenen Originaldokumenten
Zusammenfassung
Die beglaubigte Kopie dient als offizieller Nachweis, dass eine Kopie inhaltlich mit dem Original übereinstimmt. Sie kann von Behörden, Schulen oder Notaren ausgestellt werden und wird häufig für Bewerbungen, Anerkennungen oder internationale Verfahren benötigt. Für die Verwendung im Ausland ist meist zusätzlich eine beglaubigte Übersetzung oder eine Apostille erforderlich.