Was ist eine Legalisation?
Die Legalisation ist ein offizielles Verfahren, mit dem die Echtheit deutscher Urkunden für den Gebrauch in Ländern bestätigt wird, die nicht dem Haager Apostille-Übereinkommen beigetreten sind. Im Gegensatz zur Apostille erfordert die Legalisation mehrere aufeinanderfolgende Bestätigungen durch deutsche und ausländische Behörden.
Durch die Legalisation wird bestätigt, dass die Unterschrift, das Siegel und die ausstellende Behörde der Urkunde echt sind. Sie ist damit eine notwendige Voraussetzung, damit das Dokument im Ausland rechtlich anerkannt werden kann.
Wann wird eine Legalisation benötigt?
Eine Legalisation ist immer dann erforderlich, wenn ein deutsches Dokument in einem Land vorgelegt werden soll, das nicht Vertragsstaat des Haager Übereinkommens von 1961 ist. Dazu gehören beispielsweise:
- Kanada
- China
- Vereinigte Arabische Emirate
- Katar
- Kuwait
- Vietnam
In diesen Fällen wird das Dokument nicht allein durch eine deutsche Behörde beglaubigt, sondern muss zusätzlich von der jeweiligen Botschaft oder dem Konsulat des Ziellandes bestätigt werden.
Unterschied zwischen Apostille und Legalisation
Die Apostille ist eine vereinfachte Beglaubigung, die in allen Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens gültig ist. Die Legalisation dagegen gilt für Länder außerhalb dieses Übereinkommens und erfordert eine mehrstufige Prüfung. Während bei der Apostille nur eine Behörde in Deutschland zuständig ist, müssen bei der Legalisation mehrere Stellen beteiligt sein – darunter deutsche Behörden, das Auswärtige Amt und die ausländische Vertretung.
Schritt-für-Schritt: So läuft die Legalisation in Deutschland ab
1. Vorbereitung des Dokuments
Das Dokument (z. B. Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Zeugnis) muss im Original vorliegen und darf keine Schäden oder lose Blätter enthalten. Gegebenenfalls ist eine beglaubigte Kopie erforderlich.
2. Vorbeglaubigung
Je nach Dokumenttyp erfolgt zunächst eine Vorbeglaubigung durch die ausstellende Behörde oder das zuständige Landgericht. Bei notariellen Urkunden ist beispielsweise der Präsident des Landgerichts zuständig, in dessen Bezirk der Notar tätig ist.
3. Endbeglaubigung durch das Auswärtige Amt
Nach der Vorbeglaubigung erfolgt die Endbeglaubigung durch das Auswärtige Amt. Dort wird die Unterschrift der deutschen Behörde bestätigt. Das Auswärtige Amt sitzt in Berlin und nimmt ausschließlich Dokumente an, die bereits korrekt vorbeglaubigt wurden.
4. Legalisation durch Botschaft oder Konsulat
Im letzten Schritt wird das Dokument bei der ausländischen Botschaft oder dem Konsulat des Bestimmungslandes eingereicht. Diese prüfen die vorherigen Beglaubigungen und versehen das Dokument mit ihrem Stempel oder Siegel. Erst danach gilt die Urkunde als vollständig legalisiert.
5. Rückversand und Verwendung
Nach Abschluss des Verfahrens kann das Dokument im Ausland offiziell verwendet werden – etwa für Visaanträge, Eheschließungen, Arbeitsgenehmigungen oder akademische Anerkennungsverfahren. Die Bearbeitungszeit hängt vom jeweiligen Land und der Botschaft ab und kann zwischen wenigen Tagen und mehreren Wochen liegen.
Beglaubigte Übersetzung einer legalisierten Urkunde
Für die Verwendung legalisierter Dokumente im Ausland wird häufig zusätzlich eine beglaubigte Übersetzung verlangt. Dabei ist wichtig, dass der beeidigte Übersetzer sowohl das Originaldokument als auch alle darauf angebrachten Beglaubigungen – einschließlich der Stempel und Siegel – übersetzt. Nur so wird die Übersetzung von ausländischen Behörden als vollständig anerkannt.
Die Übersetzung sollte immer erst nach Abschluss der Legalisation erfolgen, damit alle Stempel und Siegel im Übersetzungstext berücksichtigt werden können.
Verwandte Themen
- Apostille – Vereinfachte Beglaubigung für Mitgliedsstaaten des Haager Übereinkommens
- Beglaubigte Kopie – Amtlich bestätigte Kopien von Originaldokumenten
- Beglaubigte Übersetzung – Übersetzungen mit gerichtlicher Bestätigung
- Verlust & Neuausstellung – Ersatz offizieller Urkunden bei Verlust
Zusammenfassung
Die Legalisation ist das Verfahren zur internationalen Anerkennung deutscher Dokumente in Ländern außerhalb des Haager Übereinkommens. Sie umfasst mehrere Beglaubigungsschritte durch deutsche und ausländische Behörden. Für die Verwendung im Ausland ist oft zusätzlich eine beglaubigte Übersetzung notwendig, die das gesamte legalisierte Dokument einschließt.