Was bedeutet Beglaubigung?
Eine Beglaubigung ist die amtliche Bestätigung der Echtheit eines Dokuments, einer Unterschrift oder einer Abschrift. Sie dient dazu, die Übereinstimmung mit dem Original oder die Echtheit einer Unterschrift nachzuweisen. Beglaubigungen sind in vielen rechtlichen und behördlichen Verfahren erforderlich, etwa bei Bewerbungen, Auslandsanträgen oder notariellen Urkunden. Rechtsgrundlage ist das Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) § 33.
Welche Arten von Beglaubigungen gibt es?
Je nach Art des Dokuments oder Verwendungszwecks unterscheidet man in Deutschland mehrere Formen der Beglaubigung:
- Amtliche Beglaubigung – Wird von einer Behörde (z. B. Stadtverwaltung oder Bürgeramt) vorgenommen und bestätigt die Echtheit einer Kopie oder Abschrift.
- Öffentliche Beglaubigung – Erfolgt durch einen Notar oder eine andere Urkundsperson und bezieht sich meist auf Unterschriften oder Erklärungen.
- Beglaubigte Kopie – Bestätigt die vollständige Übereinstimmung einer Kopie mit dem Originaldokument.
- Beglaubigte Übersetzung – Offizielle Übersetzung eines Dokuments durch einen beeidigten Übersetzer.
- Internationale Beglaubigung – Über Apostille oder Legalisation wird die Echtheit eines deutschen Dokuments für das Ausland bestätigt.
Wer darf Beglaubigungen durchführen?
Die Zuständigkeit hängt von der Art des Dokuments ab:
- Behördliche Dokumente – dürfen in der Regel nur von öffentlichen Stellen (z. B. Bürgeramt, Kreisverwaltung, Schule, Universität) beglaubigt werden.
- Privatrechtliche Dokumente – wie Verträge oder Vollmachten müssen durch einen Notar öffentlich beglaubigt werden.
- Gerichtliche und notarielle Dokumente – werden von Gerichten oder Notaren selbst mit Beglaubigungsvermerk versehen.
Die Behörde darf nur solche Dokumente beglaubigen, die sie nicht selbst ausgestellt hat. Eine Liste der befugten Notare finden Sie im Bundesnotarkammer-Verzeichnis.
Wann ist eine Beglaubigung erforderlich?
Beglaubigungen werden in zahlreichen Situationen verlangt, insbesondere bei:
- Bewerbungen bei Universitäten oder Behörden
- Auslandsaufenthalten und Visa-Anträgen
- Erbschafts- oder Gerichtsverfahren
- Vertragsabschlüssen mit Vollmachten oder Nachweisen
- Einbürgerungs- und Aufenthaltsverfahren
Oft genügt eine einfache Kopie nicht, da Behörden eine amtlich beglaubigte Kopie oder beglaubigte Übersetzung verlangen, um die Echtheit sicherzustellen.
Wie läuft eine amtliche Beglaubigung ab?
Für eine amtliche Beglaubigung wird das Originaldokument zusammen mit der Kopie bei einer Behörde vorgelegt. Der Sachbearbeiter überprüft die Übereinstimmung und versieht die Kopie mit einem Stempel, Datum, Unterschrift und Beglaubigungsvermerk. Dabei muss das Original stets unverändert und vollständig sein.
Ein Beglaubigungsvermerk enthält:
- Bestätigung der Übereinstimmung mit dem Original,
- Angabe der ausstellenden Stelle,
- Datum, Stempel und Unterschrift der befugten Person.
Beglaubigung von Unterschriften
Die Beglaubigung einer Unterschrift bestätigt, dass die Unterschrift tatsächlich von der genannten Person stammt. Diese Form wird häufig bei notariellen Vollmachten oder Handelsregistereinträgen benötigt. Die Unterschrift muss persönlich in Gegenwart des Beglaubigenden geleistet oder anerkannt werden.
Kosten einer Beglaubigung
Die Gebühren für eine amtliche Beglaubigung variieren je nach Art des Dokuments und Behörde. Typische Richtwerte:
- Amtliche Beglaubigung einer Kopie: ca. 5 – 10 €
- Beglaubigung einer Unterschrift beim Notar: ca. 20 – 70 €
- Beglaubigte Übersetzung (abhängig von Sprache und Umfang): nach Aufwand
Bei Sozialleistungen, Bewerbungen für Ausbildungszwecke oder gerichtlichen Verfahren kann die Gebühr auf Antrag erlassen werden.
Internationale Beglaubigung: Apostille und Legalisation
Für die Verwendung deutscher Dokumente im Ausland genügt eine einfache Beglaubigung meist nicht. Hierzu wird entweder eine Apostille oder eine Legalisation benötigt:
- Apostille: Vereinfachte Beglaubigung nach dem Haager Übereinkommen, anerkannt in den meisten EU- und Vertragsstaaten.
- Legalisation: Mehrstufiges Verfahren über deutsche und ausländische Behörden, notwendig für Länder außerhalb des Haager Abkommens.
Beide Verfahren bestätigen die Echtheit der Unterschrift und des Siegels der ausstellenden Behörde.
Beglaubigte Übersetzungen
Wenn ein beglaubigtes Dokument im Ausland verwendet wird, muss häufig auch die Übersetzung beglaubigt sein. Eine beglaubigte Übersetzung wird von einem in Deutschland beeidigten Übersetzer angefertigt. Der Übersetzer bestätigt mit Stempel und Unterschrift, dass die Übersetzung vollständig und korrekt ist. Weitere Informationen finden Sie unter Beglaubigte Übersetzung.
Häufige Fehler bei Beglaubigungen
- Beglaubigung einer unvollständigen oder beschädigten Kopie
- Verwendung einer Kopie ohne amtlichen Stempel
- Beglaubigung durch eine unzuständige Behörde
- Verwechslung von Beglaubigung und Apostille
Damit die Beglaubigung anerkannt wird, sollte stets geprüft werden, ob das Zielland oder die empfangende Institution eine bestimmte Form (z. B. Apostille) verlangt.
Verwandte Themen
- Beglaubigte Kopie – Amtliche Bestätigung der Übereinstimmung mit dem Original
- Beglaubigte Übersetzung – Offizielle Übersetzung durch beeidigte Übersetzer
- Apostille – Internationale Beglaubigung deutscher Urkunden
- Legalisation – Beglaubigungsverfahren für Drittstaaten
Zusammenfassung
Eine Beglaubigung dient dem Nachweis der Echtheit oder Übereinstimmung von Dokumenten und Unterschriften. Sie wird von Behörden oder Notaren durchgeführt und ist oft Voraussetzung für rechtliche und internationale Verfahren. Je nach Verwendungszweck sind zusätzliche Schritte wie Apostille oder Legalisation nötig, um die Anerkennung im Ausland sicherzustellen.